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Conseils pour la restauration des documents

Ce que tout chef d'entreprise doit savoir sur les documents humides

Vous venez de découvrir que des documents commerciaux ou historiques importants ou des livres sont humides ou mouillés. Et maintenant ? Espérons que vous ne vous retrouverez jamais dans cette situation. Mais si vous l'êtes un jour - ou si vous l'êtes maintenant - il est important de savoir quoi faire. D'abord, ne paniquez pas. Le séchage par congélation et les processus de restauration peuvent sauver vos documents. Cet article de blog explique trois choses à garder à l'esprit si vous découvrez des documents humides ou mouillés.

Évaluation des dommages

Les dommages causés par l'eau aux documents et aux livres peuvent se présenter sous différentes formes. Les conséquences de chacun des scénarios ci-dessous sont graves si vous n'agissez pas rapidement, mais il est possible de récupérer entièrement les documents ou les livres dans chaque cas de figure.

  • L'eau emprisonnée - vos documents ou livres sont submergés, ce qui signifie qu'il y a probablement de l'eau entre les pages et dans toute la structure.
  • Eau absorbée - une fuite ou un autre événement a fait que l'eau s'est infiltrée dans la fibre de papier de vos livres ou documents.
  • Le taux d'humidité élevé de l'air a fait que les pages se recroquevillent ou se décolorent et peuvent favoriser la croissance de moisissures ou de mildiou.

Si vous êtes confronté à l'une de ces circonstances, que devez-vous faire ? En fin de compte, votre spécialiste de la restauration des documents vous demandera comment les récupérer au mieux, mais avant leur arrivée, voici trois choses qui vous faciliteront la vie, à vous et à eux.

1) Laissez les documents où ils se trouvent

Après avoir découvert des documents mouillés ou humides, votre premier réflexe peut être de commencer à nettoyer et à évaluer les dégâts. La meilleure chose à faire est d'attendre les professionnels pour trois raisons :

  • Selon les circonstances, les documents endommagés peuvent avoir été exposés à des matières toxiques.
  • Les documents humides ou mouillés peuvent être très fragiles, de sorte que les déplacer inutilement peut entraîner des dommages supplémentaires.
  • Il n'est pas rare que des boîtes se cassent et que des documents en sortent, créant des maux de tête supplémentaires.

2) Sachez ce dont vous avez besoin à l'avance

Plus vous agissez rapidement pour sauvegarder les documents, plus le résultat sera probant. Un bon spécialiste de la récupération disposera de systèmes permettant de cataloguer soigneusement vos documents et de déterminer où ils doivent être restitués. Vous pouvez rationaliser la rapidité avec laquelle ce processus commence en sachant ce qui suit :

  • Devez-vous vous occuper des éventuels accords juridiques avant de remettre les documents et aurez-vous besoin d'une sécurité particulière ?
  • Êtes-vous tenu de conserver les documents originaux, ou une copie suffirait-elle ? Et dans quel état les documents doivent-ils être (par exemple, aussi propres que possible ou simplement lisibles) ? Cela peut avoir une incidence sur les types de procédures utilisées dans le cadre du recouvrement et sur le coût global des processus de restauration.
  • Avez-vous besoin que le spécialiste de la restauration utilise des types spécifiques de chemises, de classeurs ou d'autres fournitures ?

3) Comprendre vos options de recouvrement

Dans la mesure du possible, il est préférable d'établir une relation avec un spécialiste de la restauration des documents avant d'en avoir besoin. Ainsi, vous pourrez entamer les processus de restauration sans délai. Dans tous les cas, il est important de comprendre les capacités et les technologies de votre fournisseur pour vous assurer qu'elles correspondent à vos besoins. Par exemple, sans les bons outils, les processus de lyophilisation peuvent parfois aller trop loin, laissant le papier trop sec et cassant. Voici trois bonnes questions à poser à un fournisseur potentiel :

  • Pouvez-vous répondre à nos exigences en matière de sécurité ?
  • Disposez-vous d'une technologie permettant d'éviter le séchage excessif du papier ?
  • Combien de temps dure votre processus de lyophilisation ?

Félicitations : Vous êtes maintenant en avance sur le jeu

La restauration de documents est l'une de ces choses auxquelles la plupart d'entre nous ne pensent pas avant que le besoin ne se fasse sentir. Si vous avez besoin d'aide maintenant ou si vous avez des questions sur d'autres choses que vous pouvez faire pour protéger vos documents et livres importants, faites-le nous savoir.