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Centre d'éducation

Séchage et récupération des documents

Prévenir les cauchemars de détérioration des documents

Si vous n'avez jamais connu de catastrophe liée au papier, vous seriez surpris de voir à quelle vitesse les choses peuvent dérailler dans les zones de stockage des documents. Les écoles, les administrations, les cabinets d'avocats, les cabinets médicaux et les autres entreprises et établissements qui traitent beaucoup de papier sont tous menacés. Il suffit d'un événement quotidien, comme une rupture de canalisation, un orage, un refoulement d'égout ou une inondation, pour provoquer un cauchemar commercial dont il est difficile de se remettre lorsqu'il n'est pas traité correctement.

Dans l'esprit d'Halloween, ce billet met en évidence les éléments clés 5 à connaître pour éviter que les documents ne soient endommagés par des histoires d'horreur. Mais tout d'abord, examinons un exemple rapide et voyons comment un peu de préparation à une catastrophe potentielle peut aider à éliminer les surprises effrayantes et à vous faire gagner du temps et de l'argent à long terme.

Le cas étrange des empreintes nues

Lorsqu'il s'agit d'endommager le papier, notre équipe chargée des documents voit régulièrement des situations difficiles et parfois très étranges. Prenons l'exemple d'un bâtiment en Louisiane qui était fermé à clé et supposé inoccupé lorsqu'un refoulement d'égout a inondé une salle de stockage de documents et d'autres zones. Lorsque notre équipe est entrée pour inspecter les dégâts, il y avait des traces de pas partout, y compris sur certains documents.

Mis à part la peur et la grossièreté de la situation, il est important de comprendre que si quelque chose est mouillé ou pire, il est probablement encore récupérable. En fait, dans la plupart des cas, la majorité des documents mouillés et souillés peuvent être récupérés, même s'ils ont été complètement submergés pendant deux ou trois semaines.

Les coûts élevés d'une réponse tardive

Bien que le choc initial dû aux inondations ou à d'autres incidents puisse être difficile, le manque de préparation ne fait qu'empirer les choses à deux niveaux.

Tout d'abord, elle entraîne des retards lorsque le temps est un facteur essentiel. Le problème est que le papier commence à se détériorer une fois qu'il est humide, donc plus vite vous pouvez arrêter cette détérioration par la congélation, plus grandes sont les chances de récupération.

Deuxièmement, elle entraîne des coûts de recouvrement plus élevés. Plus le papier reste longtemps humide, plus il devra être manipulé avec précaution. Sans compter que les retards peuvent entraîner des moisissures, des taches, des saignements d'encre et des blocages, ce qui contribue à augmenter les coûts.

Prévenir les cauchemars de détérioration des documents en suivant ces 5 Conseils

1) Développer une politique de rétention

Les entreprises et organisations préparées disposent généralement d'une sorte d'inventaire détaillé ou d'un système permettant de déterminer si les dossiers sont ou non dans la période de conservation prescrite. En étiquetant les boîtes en fonction des périodes de conservation et en y inscrivant une date de destruction, vous pouvez gagner du temps et de l'argent pendant le processus de récupération.

2) Examinez attentivement votre zone de stockage

Il est compréhensible de vouloir utiliser le sous-sol et d'autres pièces ou espaces indésirables pour stocker des documents. Toutefois, n'oubliez pas que les sous-sols sont généralement plus humides que les étages supérieurs et qu'ils abritent souvent des chauffe-eau et comprennent des tuyaux exposés, des canalisations d'égout, des pompes de puisard et d'autres éléments qui peuvent mettre vos documents en danger. C'est pourquoi il est toujours préférable de stocker les livres et les documents importants dans des endroits sûrs et secs au-dessus du sol.

3) Disposer d'un plan de reprise après sinistre (DRP)

Un bon PDR vous aide à élaborer des processus et des procédures pour les différents types de catastrophes auxquelles votre entreprise ou votre organisation est le plus susceptible d'être confrontée. Elle constitue une ressource permettant de savoir exactement quoi faire et qui appeler en cas de circonstances difficiles.

4) S'associer avec un spécialiste à l'avance

La récupération des documents nécessite des processus, des compétences et des équipements spécialisés, notamment des chambres de lyophilisation. Certains fournisseurs se présentent comme des professionnels de la récupération de documents mais s'appuient sur des équipements et des processus inefficaces, ce qui peut entraîner des résultats médiocres et des moisissures. En vérifiant à l'avance les options de votre fournisseur de récupération de documents, vous pouvez vous assurer qu'il sera en mesure de répondre à vos normes. Vous pouvez également vous renseigner sur les besoins d'intervention avant un appel d'urgence afin de réduire la confusion ou les ralentissements en cas de catastrophe.

5) En cas de doute, figer

Si vos documents sont endommagés par l'eau et que vous êtes retardé par une procédure de commande ou une autre situation, congelez ou réfrigérez les documents dès que possible. La congélation des documents contribuera à réduire les dommages causés aux documents et à vous faire gagner du temps. N'oubliez pas que l'eau provenant de tout autre élément qu'une conduite d'eau peut être contaminée par des matières dangereuses, et vous devez vous souvenir de nettoyer le congélateur en conséquence une fois que les documents ont été retirés pour être traités.